-
به نظم در مکان و مدیریت آن اهمیت بدهید:مدیریت مکان یعنی ایجاد تعادل و هماهنگی بین وسایل پیرامون مان تا در زندگی مان تاثیراتی سودمند پدید آید.
▪ عوامل موثر در مدیریت مکان:
پاکیزگی فیزیکی: زدودن هر گونه چرک، دود، چربی و خاک آلودگی از محیط زندگی، پالایش مکان است.
عدم انباشتگی و درهم ریختگی: هر گونه بی نظمی و درهم برهمی و نگهداری انبوهی از اشیاء غیرلازم و مواد زائد در زندگی ساکنان آن مکان اغتشاش و گرفتگی تولید می کند.
فقط آنچه را که در دست دارید یا مورد استفاده قرار می دهید نگه دارید.ظاهر اتاقتان چیزی است که در درونتان اثر می گذارد پس اگر اتاقتان نامنظم باشد قطعاً نوعی بی نظمی و درهم ریختگی درونی نیز وجود دارد. با جمع و جور کردن و نظم بخشیدن به بیرون، درون نیز به سوی نظم و هماهنگی پیش می رود.هر چه اشیاء بیشتری را در فضای زندگیتان وارد کنید فضای کمتری برای جریان آزاد انرژی باقی می ماند و به انجام رساندن امور دشوارتر است.هر چیز ناتمام در سطح فیزیکی، ذهنی یا عاطفی، روان آدمی را دچار درهم ریختگی می کند دکمه ی افتاده ای که باید دوخت، تکلیفی که نیمه کاره است و هزاران چیز ناتمام اگر تمام شان نکنید جلوی پیشرفت زندگی تان را می گیرد.
▪مطمئن بشويد همه چيزمرتب و منظم است.
یکی از قانونهای طلاییمدیریت زمان نظم است.از کودکي هميشه به ما ياد دادهاند که هر چيز را که برميداريد سر جاي خود بگذاريد يا همه چيز را در جاي مناسب خود قرار دهيد اما ما وقتيکمي مشغوليت پيدا ميکنيم ديگر اين دو اصل را فراموش ميکنيم.براي مثال هميشه به دنبال فايلها در کامپيوتر خود ميگرديم در حالي که اگريک بار آنها را در کامپيوتر مرتب کرده بوديم و نظم بخشيده بوديم ديگر هر بار اينهمه دچار اتلاف وقت نبوديم. همين را تعميم بدهيد به چيزهاي ديگر در محيط کار.نظم وترتيب بزرگترين عامل در جلوگيري از سرقت وقت شما توسط خودتان است. به زيردستان خود) مثلا به بچهها وقتي مادر آنها هستيد يا کارگران وقتي سرکارگر هستيد ) ياد دهيدچگونه با نظم در بهينهسازي وقت کل سيستم ياريگر باشند.
-
چشم انداز درازمدت خود را شرح و بسط دهید می خواهید ظرف پنج سال آینده به کجا برسید؟
-
همیشه از خودتان بپرسید: با ارزش ترین استفاده ای که در حال حاضر می توانم از وقتم بکنم چیست؟
-
برای مدیریت زمان خود، باید خوشبختی را هدف اصلی زندگیتان قرار دهید.
-
سعی کنید در آن واحد فقط روی تغییر دادن یکی از رفتارهای خود تمرکز کنید.
-
قابلیت های خود را در زمینه هایی که نتایج کلیدی برای شما به بار می آورد افزایش دهید.
-
از یک دفترچه برنامه ریزی به عنوان وسیله اصلی تنظیم وقت خود استفاده کنید و روی کاغذ فکر کنید.
-
برای هر هفته از هفته ی قبل و برای هر روز از روز قبل برنامه ریزی کنید.
-
کارهای تان را یکی یکی انجام دهید و وقتی کاری را به اتمام رساندید آن را کنار بگذارید.
-
مدام از خودتان بپرسید: "می خواهم چه کاری انجام بدهم؟" و "چطور می خواهم این کار را انجام دهم؟"
-
از تلفن به عنوان یک وسیله ی کاری استفاده کنید زود بروید سر اصل مطلب و از تعارفات کم کنید.
-
برای هر یک از مکالمات تلفنی خود از قبل برنامه ریزی کنید و مکالمات خود را دسته بندی کنید و آنها را با هم انجام دهید.
-
هر قدر درانجام امور ساده، منظم تر و مقرراتی تر باشید می توانید در انجام امور مهم طبیعی تر و آزادانه تر عمل کنید.
-
برای اینکه به حداکثر بهره وری دست پیدا کنید با تکرار پی در پی این جمله به خودشان نظم و ترتیب بدهید: "خوب برگردیم سر کار"
-
خود را به عنوان فردی منظم، کارآمد و موثر تصور کنید.
-
خود را ملزم کنید که وقت شناس باشید و دیگران را معطل نگذارید.
-
کارهایتان را دسته بندی کنید و تمام کارهای مشابه را همزمان انجام دهید.
-
فکر کردن از آینده به گذشته را تمرین کنید موقعیت خود را در سال بعد مجسم کرده و از آن دیدگاه به مسیر پشت سر خود نگاه کنید.
-
برقراری ارتباط ضعیف یا نامفهوم با دیگران از عمده ترین عوامل اتلاف وقت است.
-
توانایی حل مسایل به نحو خوب و موثر موجب صرفه جویی بسیار در وقت می شود.
-
مسئله هر چه باشد پیش از آنکه به حل آن بپردازید آن را بطور دقیق و روشن روی کاغذ بیاورید.
-
اختصاص دادن وقت خود به دیگران به منظور آموزش چگونگی انجام کارهایشان یکی از عوامل مهم صرفه جویی در وقت است.
-
اولین ساعت روز را که به ساعت طلایی معروف است صرف خودتان کنید.
-
همیشه برای انجام کارهایتان جدول زمان بندی شده داشته باشید و تمام کارها و قرار ملاقات ها را در آن بنویسید.
-
انسان های برتر، از وقت خود به گونه ای استفاده می کنند که گویی دیگران نظاره گر اعمال آنها هستند حتی وقتی که تنها هستند و کسی آنها را نمی بیند.
-
انسانهای برتر می توانند همزمان هم دید درازمدت داشته باشند و هم کوتاه مدت.
-
داشتن ذهن انعطاف پذیر کلید مدیریت زمان و استفاده بهتر از وقت است.
-
یکی از عوامل مهم اتلاف وقت ادامه دادن به ارتباط با افرادی است که به شما و اهدافتان هماهنگی لازم را ندارند.
-
استراحت کوتاه و ریلکس کردن از ابزارهای مدیریت زمان است. یک استراحت کوتاه می تواند شما را برای ساعاتی که در پیش دارید شارژ کند.
-
اطلاعات و مدارک خود را با دقت بایگانی کنید زیرا 30 درصد از وقت معمولاً صرف جستجو برای یافتن چیزهایی می شود که معلوم نیست کجا گذاشته شده اند.
-
تندخوانی را یاد بگیرید تا بتوانید در مدت کوتاه تری مطالب بیشتری را مطالعه کنید.
-
از خواندن مطالب غیر ضروری خودداری کنید. 80 درصد از کلیه اطلاعاتی که بایگانی و ذخیره می شوند هرگز مورد استفاده مجدد قرار نمی گیرند.
-
در هر هفته یک روز و هر چهار ماه یک هفته هر سال حداقل دو هفته کامل به تعطیلات بروید زیرا به تعطیلات رفتن یکی از بهترین راه های استفاده از وقت است.
-
برنامههاي مديريتزمانتان را اجرايي و گسترده کنيد.شماکمکم بايد اين زمانهاي محدود را افزايش بدهيد و در عين حال تعداد اهداف را همزياد کنيد. براي مثال براي يک ماه نه SMS بزنيد. نه برنامههاي وقتگير و بعضا وقتتلفکن تلوزيون را نگاه کنيد. نه وبگردي بيهوده کنيد و نه …
-
از ابزارهايمديريت زمان استفاده کنيد.خوب بديهي است که حتييک برگ کاغذ هم ميتواند ابزار مديريت زمان باشد، اگر شما کارهايتان را مرتب ومنظم روي آن بنويسيد و تحليل کنيد.در حقيقت قسمت مهم کار هم همينجاست.چه نرم افزارهاي بسيار پيشرفته و چه Outlook ساده همهميتوانند شما را در رسيدن به مقصودتان کمک کنند.مهم اين است که شما خودتان بتوانيدبه نوبه خودتان کمک کنيد.با استفاده از ابزارهاي زيادي که وجود دارد زمان بنديروزانه خودتان را بنويسيد و کلاهتان را قاضي کنيد ببينيد کجاي کار را اشتباه کرديدو کجاها را هم درست رفتيد.پشت گوش نیندازيد خيلي زود عيب و ايرادهاي کارتان را متوجهميشويد.
-
در برنامه ریزی مدیریت زمان بيرحمانه اولويت بنديکنيد.ممکن است شما 10 تا کار داشتهباشيد. آيا شما انساني هستيد که بتوانيد در يک لحظه هر 10 کار را انجام دهيد؟ اگرميتوانيد انسان نيستيد. فرشتهاي چيزي هستيد احتمالا!کارهايتان را اولويتبندي کنيد. مسلما به کارهايي برميخوريد که سريعتربايد انجام شوند يا کارهايي که اگر عقب بيافتند ضرر بيشتري را به شما تحميلميکنند. يادتان باشد اگر اشتباه اولويتبندي کنيد ضرر ميکنيد پس براي جلوگيري ازآسيبهاي زماني هم که شده است بيرحم و خشن باشيد.
-
«به ديگران محول کردن» را يادبگيريد.اين بيشتر براي بيزينس و مديريت تجاريکاربرد دارد اما ميشود به زندگي شخصي هم تعميمش داد.شما مدير شرکت هستيد و نه کسيکه بخواهد همه فن حريفي خود را به رخ ديگران بکشد.سعي کنيد ياد بگيريد چطوربارکارها را ميان افرادي که سوپروايزر يا سرپرستشان هستيد تقسيم کنيد.Decide To Delegate يک منبع انگليسي خوب براي آشنايي با مباني تقسيم کار به اين سبکاست.
-
خود را عادت بدهيد به قرار دادن زمانهاي محدودي در ميانهفعاليتها
یکی از قانون های طلایی مدیرت زماناین است که خودتان را عادت بدهيد بين کارهايي که ميکنيد يک زمان محدود هم در نظربگيريد براي يک سري کارهاي خاص. بگذاريد مثال بزنم.
شمانميتوانيد کل روز را به ايميل جواب دادن بگذرانيد. ولي ميتوانيد بينفعاليتهايتان زمانهاي کوتاه 15 دقيقهاي به پاسخ دادن به Email اختصاص بدهيد. همان 15 دقيقه هم بايد اصولي پاسخ داد و بيجهت ايميل چک کردن را کشنداد!
-
وقتتان را طوري تنظيم کنيد که اسير انتظارنشويد.
شما ميتوانيد به مطب دندان پزشک تانبرويد و منتظر بمانيد تا وقت ويزيتتان برسد. اما راستش را بخواهيد شما اصلا نيازينداريد برويد آنجا و با انگشتهايتان بازي کنيد يا مجلاتي بخوانيد که تاريخشانحداقل براي سال 85 است.با موبايل يا PDA يک ليست ازکارهايي که بايد بکنيد درست کنيد. براي يک زن خانهدار اين ميتواند خريد مايحتاج،تلفن زدن به مادر مثلا، انجام کارهاي خانه، رفتن دنبال بچهها يا کارهايي از ايندست باشد که بعضا بسيار وقتگير هم هست.
حالا خيلي راحتترهستيد که طوري برنامهريزي کنيد در صف يا انتظار نايستيد يا حداقل از قبل بتوانيدپيشبيني درستي از شرايط پيش رو داشته باشيد.تکنولوژي به کمک شماميآيد.
-
باید دقت کنیم که مدیریت زمان در واقع تغییر رفتارهاست. باید توجه داشته باشیم که تفکراتی که ذهن ما را مشغول کرده و زمان ما را هدر داده را از ذهن خود پاک کنیم وگرنه ذِهنمان آمادگی لازم و مؤثر را نخواهد داشت.
-
برای تغییر هیچگاه دیر نیست،هروقت ماهی را از آب بگیرید تازه است مدیریت زمان را از همین لحظه شروع کنید،. با مدیریت زمان می توانند جلوی پس رفت (یا رشد ناکافی) را بگیرند.
-
زمان اوج بازدهی را مشخص كنید: بهرهبری از زمان و آگاهی در این زمینه، در هر یک از ما به طرز چشمگیری متفاوت است. كارهایی را كه در طول روز انجام میدهیم تا حد زیادی بستگی به مقدار انرژی، انگیزه، تواناییها، مهارتها و دیگر منابع در دسترس دارد. بررسی «الگوهای زمانی» كه در خلال آنها به انجام كارها میپردازیم، در واقع، نخستین گام به منظور بهبود بخشیدن مدیریت زمان است.منظور از زمان اوج، همان ساعتهایی است كه فرد بسیار پرانرژی و بازدهی و كاراییاش بالاست. ساعت بیولوژیكی (ساعت زیستی) بدن كه تأثیر بسزایی بر روی عملكرد فرد دارد، در هر یک از ما متفاوت است. به طور كلی، میتوان افراد را به سه گروه تقسیم كرد؛ دسته اول در ساعتهای آغازین بامداد، بسیار فعال و پرانرژی هستند و با بازدهی بالا، كارها را انجام میدهند. دسته دوم در ساعتهای واپسین، بعدازظهر، بسیار پركارند و بازدهی كارشان در آن ساعتها بیشتر از مواقع دیگر است و آخرین گروه، شبزندهداران هستند كه نیمههای شب را بهترین موقع برای انجام دادن كارها میدانند. پیش از هر چیز، شما باید زمان اوج كاری خود را معین كنید و آن را به كارهای سختتر یا اپرانرژی و بازدهی و كارایی خود اختصاص دهید.
-
زمان خود را با «تعادل» استفاده كنید؛زمان ما در یک روز، میان كار به عبادت، استراحت و تفریح، تقسیم میشود. تعادل به این معناست كه باید زمان كافی برای انجام كارهای بیرون، حفظ و بهبود روابط شاد خانوادگی، خواب، استراحت و فعالیتهایی مانند ورزش و مطالعه داشته باشید.
-
باید محدودیت زمان را بپذیریم؛ یقیناً در بعضی از دورههای زندگی، زمان كافی برای انجام هر كاری كه دلمان میخواهد نداریم. این نكته، به ویژه برای خانوادههایی كه بچههای كوچک دارند و افراد مجردی كه باید كارهای خارج و داخل خانه را خودشان به تنهایی انجام دهند، حائز اهمیت است
-
هدفگذاری كنید:برای استفاده بهینه از زمان، نخست باید بر روی اهدافتان متمركز شوید. تمام اهداف اعم از شخصی، كاری، اجتماعی، خانوادگی و مالی، مهم هستند و رسیدن به آنها، نیازمند زمان است.من معتقدم که ترس مردم از شکست، مانع ار آن می شود که اهدافشان را بر روی کاغذ آورند.بیشتر مردم ترجیح میدهند بر روی چند هدف در زندگیشان كار كنند. بررسی اهداف به طور كامل و دقیق، پیشنیاز اصلی برای موفقیت در این كار است. شما باید بدانید در زندگی چه چیزی میخواهید و چه كسانی و چه سازمانها، علتها و انگیزههایی، برای شما مهمتر هستند. بعد از تصمیم گرفتن درمورد اهدافتان، آنها را برروی كاغذ بنویسید؛ در غیر این صورت، ممكن است اهدافتان مبهم باقی بمانند و هیچگاه متوجه نشوید كه آیا به آنها دست یافتهاید یا نه؟ پس به فعالیتها و كارهایی بپردازید كه شما را در رسیدن به این اهداف كمك میكنند. حال به منظور رسیدن به هدف نهایی، باید قدمهای كوچک را كه در واقع همان اهداف كوتاهمدت هستند، بردارید. تكمیل به موقع این كارهای كوچک و كوتاهمدت، اولویت دارد؛ در غیر این صورت، زمان را ازدست دادهاید؛ بدون آن كه پیشرفتی حاصل شود.
-
عادتهای غلط خود را تغییر دهید:
عادتهای غلط فرد، از مهمترین عوامل مخرب زمان به شمار میآید. تجربه نشان داده است که با کنترل چند نوع از عوامل مخرب ، میتوان سایر آفتها را نیز محدود کرد. برای شناسایی عوامل تخریبی زمان ، بایستی به بررسی و مطالعه منشها و روشهای خود پرداخت و آفات موجود را شناسایی کرد. برای شناسایی آفتهای وقت ،بررسی عملکرد روزانهیکی از راههای مناسب به شمار میآید که در این راستا ، فرد میتواند بایادداشتعملکرد روزانه خود و تجزیه و تحلیل آن در طول روزها ، هفتهها و ماهها ، اشکالات موجود را دریابد. چنانکه گفته شد، شناسایی آفتهای تخریبی زمان ، یک گام اساسی در راه مبارزه به شمار میآید و نکته اینکه ، شناسایی این عوامل ، برخی راه حلهای مناسب را نیز روشن خواهد کرد.
برای مبارزه با آفتهای مربوط به خلق و خوی افراد که زمان را تلف میکنند، بهترین راه ، برقراری یکانضباط شخصیمستمر است که موجب بروز تغییرات تدریجی در این راه میگردد. از آنجا که عادتهای نامناسب به صورت تدریجی شکل میگیرند و موجب تخریب زمان میگردند، لذا تغییر این عادات نیز در طول زمان میسر خواهد بود، بر این اساس ، بایستی سرلوحه کار در شناسایی و از بین بردن عوامل مخرب زمان باشد.
-
باید کار ها و تصمیمات غیر ضروری خود را حذف نمایید:
مدیریت زمان مادر تمام مدیریت هاست. برای مدیریت زمان به ناچار باید خیلی از کارها را حذف کنیم.
-
تکنیک 10-10-10 یکی از تکنیک هایی است که در حذف بسیاری از کارها و تصمیمات غیر ضروری به ما کمک می کند. این تکنیک به ما می آموزد که بسیاری از کارها،تصمیمات و ایده هایی(همان ایده هایی که وقتی سر ذوق هستید و دور اتاق می چرخید،به ذهنتان می رسد و در دفتر یادداشتتان می نویسید) که در ذهنمان هست را باید حذف کنیم و به کارهای اصلی بپردازیم. اول بار این تکنیک توسط سوزی ولچ(Suzy Welch ) ارائه گردید. اساس این تکنیک بر اساس سه پرسش زیر هست. دقت کنید: هر کاری که قرار است انجام دهید، دست نگه دارید. ابتدا سه پرسش زیر را از خودتان بپرسید.
-
پرسش اول:نتیجه این کار یا تصمیم بعد از 10 دقیقه چیست؟
-
پرسش دوم:نتیجه این کار یا تصمیم بعد از 10 ماه چیست؟
-
پرسش سوم:نتیجه این کار یا تصمیم بعد از 10 سال چیست؟ اصل نگرش بلند مدت (فوت مدیریت زمان!) درتکنیک 10-10-10 آمده هست. در ضمن به ما کمک می کند تا راحتتر تصمیمات احساسی را حذف کنیم.
-
وقتی 20 ساله هستید میترسید دیگران درباره شما چه فکری میکنند؟
-
وقتی 40 ساله می شوید اصلا برایتان مهم نیست که دیگران چه فکری درباره شما می کنند؟
-
وقتی 60 ساله می شوید تازه می فهمید که اصلا هیچ کس درباره شما فکر نمی کند؟
مطمئن باشید اگر فکر و باور دیگران درباره شما جهت موفقیت لازم بود هیچ کس به موفقیت نمیرسید. شما اگر هدف در زندگیتان داشته باشید باید تصمیمات خود را در راستای رسیدن به آن پایه ریزی کنید. به شما ربطی ندارد که دیگران درباره شما چه فکری میکنند. بر اساس این قانون(20-40-60) اصلا کسی درباره شما فکر نمیکند. درگیر کردن خود که درباره اینکه مردم درباره موی شما یا لباس شما همچنین محل زندگی شما چه فکری می کنند هیچ نتیجه ای ندارد و مطمئن باشید زمان خود را هدر می دهید.هزینه جهت دکوراسیون منزل فقط برای اینکه جلوی دختر خاله آبروداری کنید یا تعویض گوشی خود برای درآوردن چشم همکلاسیتان و یا ...همه موارد بالا جزء هزینه تراشی و تحمل فشارهای روانی به جهت اینکه فکر مردم را عوض کنید کاری عبث و بیهوده است. به جای اینکارها تمام زمان خود را مشغول کارهای بکنید که شما را به هدفتان می رساند.یعنی مدیریت زمان و برنامه ریزی خود را مطابق با اهداف خود پایه ریزی کنید تا به موفقیت برسید.
-
5 قدم زیر را امتحان کنید.
1. ارزیابی: واقعاً چه می خواهیم؟ در چه جهتی رو به حرکتیم؟ الان چه می کنیم؟
2. واقعی شدن: چه چیز واقعاً اهمیت دارد و روی اهداف طولانی مدت ما اثر می گذارد و بیشتر آن را پشتیبانی می کند؟ چه چیزهایی فاقد اهمیت هستند؟ چه چیز حواس و تمرکز من را بر هم می زند؟
3. برنامه: برای رسیدن به اهدافم چه کار باید بکنم؟ قدم های اصلی برای رسیدن به اهداف کدام ها هستند؟ چطور باید اینکار را انجام دهم؟ چه برنامه یا استراتژی من را متمرکز می کند؟
4. تمرکز: برای رسیدن به این اهداف، باید چه کسی باشید و از چه ساختارهایی پیروی کنید؟
5. کنترل/ارزیابی: آیا کارهای کوچک و پیش پا افتاده انجام می دهم؟ آیا وقتم را هدر می دهم؟ چه چیز کار میکند/ چه چیز کار نمی کند؟ چطور می توانم کارهایی که انجام می دهم را موثرتر کنم؟
چالش اصلی حفظ نظم، تمرکز و ترتیب در این استراتژی هاست. هدف اصلی و بلند مدتتان را تشخیص دهید، واقعگرا باشید، نقشه بکشید، ساختارهایی برای حفظ تمرکز فکریتان ایجاد کنید و کارتان را کنترل کنید. برای برنامه تان زمان بگذارید و روند کارتان را مداوم کنید. اگر واقعاً در این اهداف جدی هستید، همین امروز دست به کار شوید. برای رسیدن به موفقیت از متخصصین ویژه هم می توانید کمک بگیرید. باید محیط مناسب را برای فعالیت خود آماده کنید. با این اقدامات است که می توانید به موفقیت دست پیدا کنید! پس عجله کنید. -
يک برنامه روزمرهتنظيم کنيم.
در برنامه مدیریت زمان يک برنامهروزمره براي خودتان درست کنيد.براي مثال فکر کنيد صبح که بيدار شديد کار شماره يکرا بکنيد ( مثلا ايميل چک کردن ) و سپس کار شما دو را بکنيد ( مثلا رفتن به بانکبراي امور مالي ) و … در آخر هم يک برنامه جمعبندي داشته باشيدیک برنامه زمانی، هم میتواند نمایی خلاصه از كارهایی باشد كه میخواهید در آینده نزدیک انجام دهید و هم یک برنامه بسیار دقیق از كارها با تمام جزئیاتشان است.اغلب مردم در یک زمان نمیتوانند بر روی تمام برنامهها، فعالیتها و اهدافشان متمركز باشند. بنابراین، آنها را روی كاغذ بنویسید و فهرستهای متفاوتی از برنامههایتان تهیه كنید.برنامه ریزی یکی از مهمترین تکنیکهای مدیریت زمان و پروژه است.به صورت اصولی برنامه ریزی کنید و سپس آنرا اجرا نمایید.
برنامه ریزی. برنامه ریزی یکی از مهمترین تکنیکهای مدیریت زمان و پروژه است.
در مورد برنامه ریزی ، شاید دیگران بتوانند به ما کمک کنند، اما باید این را در نظر داشته باشیم که نقش اصلی ما هستیم ، چرا که هیچ کس مانند ما دلسوز و نگران سرنوشتمان نیست و از جزئیات کارمان آگاه نیست.
-
منابع:
-
.سایت رسمی مشاوره و روانشناسی
-
سایت تبیان.
-
لوح فشرده پرسمان، اداره مشاوره نهاد نمايندگي مقام معظم رهبري در دانشگاه ها.
-
هفته نامه پیک سنجش.
-
bayt.porsemani.ir.
-
http://vista.ir.
-
http://www.beytoote.com .
-
http://www.mardoman.net.